Refund Policy

1. Resumen y Declaración de la Política

Esta Política de Reembolsos describe los términos y condiciones bajo los cuales Atelier Optimatix (PVT) LTD ("nosotros", "nuestro") procesa las solicitudes de reembolso por pagos realizados a través de nuestra plataforma. Estamos comprometidos con prácticas de reembolso justas y transparentes, equilibrando al mismo tiempo las necesidades operativas de nuestras instituciones educativas asociadas.

Esta política se aplica a todas las transacciones de pago procesadas a través de nuestros Servicios, incluidos los pagos únicos y las suscripciones recurrentes. Le rogamos lea detenidamente esta política antes de realizar cualquier pago, ya que el uso de nuestros servicios de pago constituye la aceptación de estos términos.

2. Principios Generales de Reembolso

2.1 Evaluación de Elegibilidad

Las solicitudes de reembolso se evalúan en función de múltiples factores:

• Tipo de pago (único frente a suscripción)
• Motivo de la solicitud de reembolso
• Momento de la solicitud en relación con la fecha del pago
• Estado de prestación del servicio
• Políticas y circunstancias específicas del colegio
• Historial de reembolsos previo

2.2 Plazo para Solicitar el Reembolso

Para poder ser considerada, la solicitud de reembolso generalmente debe presentarse:

• Dentro de los 14 días naturales posteriores a la fecha del pago original para pagos únicos
• Antes del inicio del período de facturación para servicios de suscripción
• Tan pronto como sea razonablemente posible tras descubrir un problema

Las solicitudes tardías aún pueden considerarse en circunstancias excepcionales, a nuestra entera discreción.

2.3 Documentación Requerida

Las solicitudes de reembolso deben incluir:

• Número de referencia de la transacción o confirmación de pago
• Fecha del pago e importe pagado
• Explicación detallada del motivo de la solicitud de reembolso
• Documentación de respaldo cuando corresponda (p. ej., prueba de pago duplicado)
• Información del titular de la cuenta con fines de verificación

3. Pagos Únicos

3.1 Circunstancias Elegibles

Se pueden conceder reembolsos por pagos únicos cuando:

Servicio No Prestado:

• El servicio o programa escolar no se proporcionó según lo descrito
• El estudiante no tuvo acceso a los recursos o instalaciones pagados
• Problemas técnicos impidieron el acceso al servicio sin resolución

Cargos Duplicados o Erróneos:

• Múltiples cargos por la misma transacción debido a un error técnico
• Importe de pago incorrecto cobrado
• Pago realizado al colegio o servicio equivocado

Transacciones No Autorizadas:

• Transacciones fraudulentas realizadas sin autorización del titular de la cuenta
• Pagos realizados debido a una brecha de seguridad o cuenta comprometida

Circunstancias Excepcionales:

• Retiro del estudiante antes del inicio del servicio (sujeto a la política del colegio)
• Emergencias médicas que impidan la participación
• Otras situaciones extraordinarias evaluadas caso por caso

3.2 Situaciones No Reembolsables

Generalmente NO se concederán reembolsos por:

• Cambio de opinión después de que el servicio haya comenzado
• Ausencia del estudiante o falta de participación sin motivo válido
• Insatisfacción con los servicios educativos (las disputas de calidad deben tratarse con el colegio)
• No utilizar los servicios adquiridos o acceder a los recursos proporcionados
• Pagos realizados con más de 14 días de antelación a la solicitud de reembolso (excepto en casos excepcionales)

3.3 Reembolsos Parciales

En algunas circunstancias, pueden resultar apropiados los reembolsos parciales:

• Reembolsos prorrateados según el uso del servicio o el tiempo transcurrido
• Reembolsos menos las tarifas administrativas no reembolsables
• Importes ajustados que tengan en cuenta los servicios ya prestados

4. Pagos de Suscripción

4.1 Política de Reembolso de Suscripciones

Las tarifas de suscripción generalmente no son reembolsables debido a su naturaleza de facturación anticipada. Sin embargo, reconocemos que las circunstancias pueden justificar excepciones.

Período de Facturación Actual:

• Las tarifas del período de facturación activo actual normalmente no son reembolsables
• Los servicios permanecen accesibles hasta el final del período pagado
• La cancelación evita futuros cargos, pero no reembolsa el período actual

Períodos de Facturación Futuros:

• La cancelación antes de la fecha de renovación evita futuros cargos
• No se necesitan cargos ni reembolsos para períodos futuros no iniciados
• La cancelación oportuna es responsabilidad del usuario

4.2 Excepciones al Reembolso de Suscripciones

Se pueden considerar reembolsos de pagos de suscripción cuando:

• Un fallo técnico impidió el acceso al servicio durante una parte importante del período de facturación
• Un error de facturación resultó en un importe de cargo incorrecto
• La suscripción no se canceló correctamente a pesar de una solicitud de cancelación válida
• Se produjo una renovación fraudulenta o no autorizada
• El servicio fue fundamentalmente inaccesible o inutilizable

4.3 Reembolsos Prorrateados

En casos excepcionales, podemos ofrecer reembolsos prorrateados calculados como:

• Tarifa de suscripción completa dividida entre la duración del período de facturación
• Multiplicado por el número de días no utilizados
• Menos las tarifas de procesamiento aplicables

Ejemplo: Para una suscripción mensual de LKR 3.000 cancelada después de 10 días, un reembolso prorrateado podría calcularse como: (LKR 3.000 ÷ 30 días) × 20 días no utilizados = LKR 2.000 (menos las tarifas de procesamiento).

5. Consideraciones Relacionadas con el Colegio

5.1 Alineación con la Política del Colegio

Nuestras decisiones de reembolso a menudo dependen de las políticas de los colegios asociados:

• Los colegios pueden tener políticas de reembolso específicas para diferentes programas
• Algunas tarifas (como las de matrícula o solicitud) pueden no ser reembolsables según la política del colegio
• La elegibilidad de reembolso para servicios específicos del colegio la determina la institución correspondiente
• Facilitamos los reembolsos de acuerdo con las políticas del colegio aplicables

5.2 Complicaciones de Liquidación

El procesamiento de reembolsos puede verse afectado por el estado de la liquidación:

Antes de la Liquidación al Colegio:

• Los reembolsos generalmente se procesan directamente por Atelier Optimatix
• Tiempo de procesamiento más rápido (normalmente de 7 a 10 días hábiles)
• No se requiere aprobación del colegio para problemas del lado de la plataforma

Después de la Liquidación al Colegio:

• La aprobación del reembolso puede requerir la autorización del colegio
• El colegio debe aceptar devolver los fondos liquidados
• Tiempo de procesamiento extendido (de 14 a 21 días hábiles)
• Limitado a circunstancias aceptables para el colegio

5.3 Comunicación con el Colegio

Para disputas de calidad o entrega del servicio:

• Contacte primero directamente con el colegio para resolver las inquietudes
• Proporcione documentación de los intentos de comunicación
• Solicite el apoyo del colegio para el reembolso si el asunto no puede resolverse
• Podemos facilitar la comunicación, pero no podemos anular las decisiones del colegio sobre asuntos educativos

6. Proceso de Solicitud de Reembolso

6.1 Cómo Solicitar un Reembolso

Paso 1: Enviar la Solicitud Envíe un correo a info@atelieroptimatix.com con el asunto: "Solicitud de Reembolso - [Referencia de la Transacción]"

Incluya:

• Nombre completo y dirección de correo electrónico de la cuenta
• Número de referencia de la transacción
• Fecha e importe del pago
• Explicación detallada del motivo del reembolso
• Documentación de respaldo si corresponde

Paso 2: Revisión Inicial

• Confirmación de recepción dentro de 2 días hábiles
• Solicitud de información adicional si es necesario
• Evaluación inicial de elegibilidad

Paso 3: Investigación

• Revisión de los registros de la transacción
• Verificación del estado de prestación del servicio
• Consulta con el colegio si es necesario
• Evaluación frente a los criterios de la política

Paso 4: Decisión

• Notificación de la decisión dentro de 7 a 10 días hábiles
• Explicación de los motivos si se deniega la solicitud
• Plazo de procesamiento si la solicitud es aprobada

6.2 Proceso de Apelación

Si su solicitud de reembolso es denegada y cree que la decisión fue incorrecta:

• Presente una apelación a info@atelieroptimatix.com con el asunto: "Apelación de Reembolso - [Referencia de la Transacción]"
• Proporcione evidencia o contexto adicional no considerado previamente
• Las apelaciones son revisadas por la alta dirección
• La decisión final se comunicará dentro de 5 días hábiles

7. Procesamiento y Tiempos de Reembolso

7.1 Plazo de Procesamiento

Una vez aprobado un reembolso:

• El reembolso se inicia dentro de 2 a 3 días hábiles
• Tiempo de procesamiento bancario: de 5 a 10 días hábiles
• Plazo total esperado: de 7 a 14 días hábiles desde la aprobación

Factores que afectan el tiempo:

• Método de pago utilizado (los reembolsos con tarjeta pueden ser más rápidos que las transferencias bancarias)
• Velocidad de procesamiento del banco emisor
• Estado de liquidación con el colegio
• Verificaciones y autorizaciones requeridas

7.2 Método de Reembolso

Los reembolsos se procesan al método de pago original:

• Tarjeta de crédito/débito: se acredita de nuevo a la misma tarjeta
• Transferencia bancaria: se devuelve a la cuenta bancaria de origen
• Se pueden organizar métodos alternativos si el método original no está disponible

7.3 Confirmación del Reembolso

Usted recibirá:

• Confirmación por correo electrónico cuando se inicie el reembolso
• Referencia de la transacción del reembolso
• Plazo de finalización esperado
• Información de contacto para seguimiento o consultas

8. Tarifas de Plataforma y Procesamiento

8.1 Deducciones de Tarifas

Los reembolsos pueden estar sujetos a la deducción de:

• Tarifas de transacción de la pasarela de pago (normalmente del 2% al 3% del importe de la transacción)
• Cargos de procesamiento bancario por las transacciones de reembolso
• Tarifas administrativas de procesamiento en determinadas circunstancias

Estas tarifas son cobradas por procesadores de pago y bancos de terceros, no por Atelier Optimatix. Nuestro objetivo es minimizar dichas deducciones, pero no siempre podemos absorber estos costes.

8.2 Transparencia de Tarifas

Antes de procesar cualquier reembolso con deducción de tarifas:

• Se le notificará el importe neto del reembolso
• Se le proporcionará el desglose de las tarifas
• Podrá optar por continuar o retirar la solicitud

9. Contracargos y Disputas

9.1 Proceso de Contracargo

Si inicia un contracargo con su banco:

• Contacte primero con nosotros en info@atelieroptimatix.com para resolver el problema directamente
• Los contracargos pueden resultar en la suspensión de la cuenta mientras se investiga
• Proporcionaremos documentación a su banco para impugnar contracargos no válidos
• Los contracargos exitosos pueden impedir el uso futuro de nuestros Servicios

9.2 Resolución de Disputas

Para las disputas de pago:

• Intente primero la resolución directa a través de nuestro equipo de soporte
• Mantenga registros de todas las comunicaciones
• Escale a la dirección si los canales estándar no resuelven el problema
• Puede requerirse arbitraje para disputas no resueltas (según los Términos y Condiciones)

10. Circunstancias Especiales

10.1 Errores Técnicos

Los reembolsos por errores técnicos se procesan con prontitud:

• Errores del sistema que provocan cargos duplicados
• Importe incorrecto cobrado debido a un mal funcionamiento de la plataforma
• Pago capturado pero acceso al servicio no otorgado debido a un fallo técnico

Se proporcionan reembolsos completos por errores técnicos verificados.

10.2 Transacciones Fraudulentas

Para las transacciones fraudulentas confirmadas:

• Se inicia una investigación inmediata
• Se implementan medidas de seguridad en la cuenta
• Reembolso completo procesado tras la verificación
• Se presta asistencia para cualquier notificación bancaria o legal requerida

10.3 Eventos de Fuerza Mayor

En casos de eventos extraordinarios (desastres naturales, pandemias, etc.):

• Pueden aplicarse consideraciones especiales de reembolso
• Las políticas pueden ajustarse temporalmente
• Se proporcionará comunicación sobre los procedimientos modificados
• Evaluación caso por caso de las circunstancias

11. Implicaciones Fiscales

Los reembolsos no generan automáticamente documentación fiscal revisada. Si necesita recibos o documentación fiscal actualizados:

• Solicite documentos revisados al presentar la solicitud de reembolso
• Los registros actualizados se proporcionan dentro de los 14 días posteriores a la finalización del reembolso
• Consulte con profesionales fiscales sobre cualquier implicación tributaria

12. Cambios en la Política de Reembolsos

Esta Política de Reembolsos puede actualizarse periódicamente. Los cambios entran en vigor inmediatamente tras su publicación, con notificación enviada a los usuarios activos. Le animamos a revisar esta política regularmente.

13. Información de Contacto

Para solicitudes de reembolso o preguntas sobre esta política:

Correo electrónico: info@atelieroptimatix.com Asunto: "Solicitud de Reembolso" o "Consulta sobre la Política de Reembolsos" Domicilio social: Atelier Optimatix (PVT) LTD, 320, Irabadagama, Sandalankawa 60176 Sri Lanka Horario de atención: Lunes a viernes, 9:00 a 17:00 (hora de Sri Lanka)

Última actualización: 17 de enero de 2026